Terms, Conditions and Data Processing Agreement for Free Q. Accounts

Terms, policies and legal information​

Terms and Conditions

By creating an account (the registration) via the website of HQLabs GmbH (the Provider), you (the customer) accept the following terms and conditions.

1          Introduction

1.1          General

All contracts for deliveries and services of the provider are subject to these terms and conditions. By registering, the customer agrees to the terms and conditions. Counter-confirmations of the customer under reference to its terms and conditions we accept only insofar as they do not contradict our terms and conditions. Additional or deviating agreements require the express written consent of the provider. A customer is any natural or legal person who has registered.

1.2          Amendments

The Provider reserves the right to change these terms and conditions at any time and without naming reasons in a way that is reasonable for the customer. Changes will be communicated to the customer by e-mail not later than 2 months before the amended T & CS came into force. The Provider will also inform the Customer in this e-mail what effects the changes to the T & CS have on the existing contractual relationship (s).

If the customer does not object to the changed terms and conditions within two weeks after receipt of the e-mail of the provider about the change of the T & CS according to sentence 2 of this clause 1.2, then the silence of the customer shall be deemed as acceptance of the changed T & CS, which shall henceforth be in the changed form and become part of the contract. If the customer objects to the changes to the T & Cs and can demonstrate in a sustainable manner that the changes are not reasonable for him, the customer receives a special right of termination. The contract ends upon exercise of this special termination right at the end of the calendar month in which the special right of termination is exercised.

2          Contract

2.1         Object of the contract

The object of the contract is the provision of software of the provider in the Software as a Service (SaaS) model for use over the Internet and the storage and processing of customer data (data hosting). In addition, the customer can commission consulting, training and development services of employees of the provider or third parties under the contract. The execution of the consulting, training and development services is determined by individual agreement between the customer and the provider, whereby these terms and conditions apply mutatis mutandis to such agreements.

2.2         Conclusion of the contract

The contract between the customer and the provider comes about through the registration via the internet presence of the provider. The service is subject to availability if it depends on third parties and these cause unavailability. After a delay in performance of more than four (4) weeks, the customer has the right to set a period of at least 14 days for the performance of the service. After expiry of this period, he may withdraw from the contract by means of a written declaration, provided that the service has not been performed by then. Already made advance payments will be refunded in this case, whereby the customer has to be credited benefits received. Insofar as there is no gross negligence or intent, compensation for late performance is excluded.

2.3         Commercial use

The software is intended for commercial customers (B2B). By activating the subscription the customer confirms to use the software exclusively for commercial purposes.

2.4         Registration

After logging in through the internet presence of the provider, the customer receives a personal account. The access details for this personal account may not be disclosed. The customer is responsible for their safe storage. Registration under a false name and fictitious e-mail accounts is not permitted. In the case of apparently fictitious information, the provider reserves the right to delete the account. The customer shall reimburse the provider for all damages that are attributable to the customer due to an infringement of this clause 2.4.

2.5         Obligations of the customer

The customer undertakes not to misuse the software. In particular, misuse is when the customer (a) enters data into the system that contains a computer virus or (b) uses the software in a manner that adversely affects the availability of the software to other users. The customer undertakes to indemnify the provider for any damages, including third-party claims and consequential costs of any kind, if he violates the terms and conditions.

The customer undertakes to prevent the unauthorized access of third parties to the software by taking suitable precautions. This is essential to keep the personal password secret and not accessible to third parties. In addition, the customer also has to inform his employees (hereinafter referred to as users). Customer is responsible for entering and maintaining the data and information necessary to use the SaaS service.

2.6         Software Licensing

2.6.1 The provider provides the customer with the latest version of the software for the subscription period via the Internet for use by the customer. All not explicitly granted rights of use remain with the Provider or, if different, with the respective author.

For the purpose of software operation, the provider stores the software on a server accessible to the customer via the Internet.

The provider provides the customer during the contract period at irregular intervals updates free of charge. The customer is not entitled to determine the specific program content of such an update. There are no additional costs for support and upgrades. The following services are not regular support services and are therefore subject to a charge:

  • database changes
  • data recovery on customer request
  • data imports

The offered support channels are based on the booked subscription, which are displayed on the internet presence of the provider.

2.6.2 The Provider continuously monitors the functionality of the Software and, in accordance with the technical possibilities, eliminates all software errors that restrict the use of the Software.

2.6.3 The Provider is entitled to add and remove new features to the Software. If the removal of functions disproportionately limits the use for the customer, the customer receives an immediate special right of termination. The contract ends at the end of the month in which this special right of termination is exercised.

2.7         Remuneration

The fee for the use of the software (subscription) is determined by the scope of the contractual object defined in 2.1. If the customer chooses a paid subscription, he undertakes to pay to the provider for software leasing and data hosting the agreed monthly fee plus applicable VAT. If the customer defaults on payment of at least 30 days, the Provider is entitled to refuse performance until payment of the outstanding fee. This happens, for example, by restricting access to the software. If the customer defaults on payment of at least 60 days, the Provider is entitled to terminate the entire contractual relationship extraordinarily with immediate effect. For the sake of clarity, all claims for defaulting payments of the customer remain unaffected by such extraordinary termination.

The Provider is entitled to increase the fees reasonably and shall notify this by e-mail not later than two (2) months in advance of the expiry of the current payment cycle of the Customer. The customer has the right, regardless of special agreements, to terminate his contract at the end of the current payment period should the price increase be more than 5% of the previously valid price.

2.8         Up- / Downgrade

Switching to a more expensive subscription (upgrade) or adding users is possible at any time without a deadline in the respective subscription. Switching to a cheaper subscription (downgrade) or reducing the number of users is possible at the end of the current billing cycle. Software features linked to a particular subscription will be enabled or disabled when the upgrade / downgrade becomes effective.

2.9         Termination

2.9.1 The contract is concluded for an indefinite period. A cancellation is possible at the end of the current accounting period, in the case of a free subscription immediately, without a time limit in the respective account. Upon termination, the Provider has the right to delete the account, including all data, after the termination takes effect. Upon request of the customer and as far as technically possible, the provider shall provide the customer with his data in a machine-readable format after termination. Such provision of data is not included in the fee according to Number 2.7 of these Terms and Conditions. The provider and the customer will agree on an expense-related remuneration for the provision of data.

2.9.2 The immediate termination of the contract for cause remains at the discretion of the parties. An important reason is for the provider in particular if the customer

petition for the opening of insolvency proceedings over his assets or the opening of insolvency proceedings for lack of assets, is in default of 60 days with payment obligations arising from this contractual relationship and has been reminded unsuccessfully by setting a reasonable grace period and under penalty of contract cancellation, violates legal regulations or infringes copyrights, industrial property rights or third-party naming rights when using the software; uses the software in any unlawful manner.

2.9.3 The Provider has the right at any time to terminate free accounts with a period of 30 days.

3          Privacy & Data Security

3.1         Personal data of users

Privacy is a top priority for the provider. Personal data of the customer and the user are treated with special care. Users agree that their personal information is stored and processed. Without the user’s explicit consent, personal information will not be disclosed to third parties unless the disclosure is necessary for any of the following reasons:

  • for legal protection of users
  • to fulfill judicial or regulatory requirements
  • to defend and protect the rights of the provider or
  • for the technical operation of the software

Users are made aware of product news within the software and by e-mail.

For the conclusion of the contract, for the settlement of the business relationship and in the context of the use of the software, the provider collects personal data of persons connected with the customer. These data are used by the provider only in accordance with the relevant data protection regulations. They will not be passed on to third parties for advertising purposes. The Provider is entitled to collect, process, use and store the personal data required for the settlement of the business relationship within the meaning of the Federal Data Protection Act and Telemedia Act.

The provider may perform aggregated evaluations of the stored data and use this data to improve the product.

3.2         Confidentiality

The Provider undertakes to maintain secrecy with respect to all business or trade secrets of the Customer which it has come to know in the course of the preparation, execution and performance of the Contract, and neither to pass on nor to exploit them in any other way.

The Provider is entitled to use the Company and the logo as a reference for the Customer and to use General information about the agreed contract in an appropriate manner for marketing and sales purposes. This does not apply if the customer objects contrary to such use in writing.

3.3         Data encryption

To ensure the protection of the user, all communication with the software of the provider is encrypted via the HTTPS protocol.

3.4         Data security and data provision

The Provider is obliged to take appropriate precautions against data loss and to prevent unauthorized access of third parties to the data of the user.

In order to secure all data of the user arising during use, the provider creates a data backup at least twice a day. This backup is stored on other servers that are redundantly secured multiple times. The customer is not entitled to recover his data should the customer, through his own fault, suffer data loss.

An individual reconstruction of data is possible on request and will be charged according to effort.

In any case, the user remains the sole author of the data and can therefore demand from the provider at any time, in particular after termination of the contract, the release of individual or all data, without the provider having a right of retention. The handing over of the data takes place by transmission in digital form. The billing [s.o.] of this data provision and issue is made after consultation according to effort. The customer is not entitled to receive software suitable for the use of the data.

3.5         Subcontractor

The Provider uses the web services of the providers Amplitude, Inc (Amplitude), Segment.io, Inc. (Segment) and Zendesk Inc. (Zendesk), Intercom Inc (Intercom) with which the Provider can offer the users the best possible and personal support. These services register usage data (e.g., contact information, last filing date, browser, operating system, etc.). The customer agrees to the use of the web services Intercom, Segment, Mixpanel & Zendesk and the associated necessary data processing.

4          Defects & Warranty

4.1         Defects

If the services to be provided by the Provider under this contract are defective, the Provider will rectify the services at its discretion within a reasonable period of time and after receipt of a notice of defects. The customer is obliged to report defects to the provider immediately via the usual support channel. If the customer has not booked support, he can send the deficiencies to the contact address in the imprint of the provider. If the repair or replacement by the Provider does not succeed within a reasonable period of time by the customer, the latter is entitled, at his option, to reduce the performance price appropriately or to terminate the contract.

4.2         Availability

In case of a failure of the system availability of essential functions of the software of 99,5% within the last 30 days (on a rolling basis) the customer can reduce his remuneration according to the shortfall. This data is either made publicly available by the provider or made available on demand if the data is not publicly available.

4.3         Warranty

The Provider does not warrant that

the usage of the Software fits the requirements of the customer.
all errors or defects of the software, which not affect the main functionality, will be fixed.
Unless expressly agreed otherwise, any advice or information that the customer has received from the provider does not constitute a warranty claim against the provider.

The Provider does not guarantee, that the Software is available or suitable for locations outside the contract territory.

The exclusions according to this clause 4.3 of these terms and conditions do not affect the legal rights of the customer, to which he is entitled in any case and which are not contractually required.

5          Liability

5.1         Unauthorized knowledge acquisition

The Provider shall not be liable for any damages incurred by (a) the Customer resulting from the use of the Software or (b) the unauthorized knowledge of personal user data by third parties (for example, unauthorized access by hackers to the database). The Provider also assumes no liability for the fact that information and information which the users themselves have made available to third parties are misused by these third parties.

5.2         Saved content

Customer is solely responsible for stored content and licensed files (such as fonts and images).

5.3         Claims of third parties

The customer undertakes to indemnify the provider against all claims of third parties based on the data stored by him and to reimburse the provider for the costs incurred as a result of possible infringements.

5.4         Suspected illegality

The Provider is entitled to immediately block the account, if there is a reasonable suspicion that the stored data was obtained unlawfully and / or infringe rights of third parties. A reasonable suspicion of illegality and / or infringement exists in particular if courts, authorities and / or other third parties inform the Provider thereof. The Provider has to inform the customer of the blocking and – as far as legally possible – the reason immediately. The lock should be lifted as soon as the suspicion is invalidated.

6          Messages

All communications must be addressed in writing to the specified addresses. The transmission via e-mail is sufficient in each case the requirement of writing. The contracting parties are obliged to notify the other contracting party of any changes to the address immediately, otherwise notifications to the address last notified in writing shall be deemed to have become valid.

Messages under these terms and conditions are to be addressed to:

HQ Labs GmbH
Am Sandtorkai 71 
20457 Hamburg

[email protected]
Fax: +49 40 882 1533 10 

7.         Final provisions

7.1         On Bill

The customer can only set off claims with other claims than with his contractual counterclaims from the relevant legal transaction or assert a right of retention if this claim is undisputed or legally established by the provider.

7.2         Applicable law

The law of the Federal Republic of Germany is exclusively applicable. The contract language is German.

7.3         Jurisdiction

The exclusive place of jurisdiction for all disputes of the parties arising from or on the occasion of the business relationship is the relevant court in Hamburg.

7.4         Severability clause

Should individual provisions or parts of the contract prove to be ineffective, this shall not affect the validity of the entire agreement otherwise. In such a case, the contracting parties shall adapt the contract in such a way that the purpose intended by the void or ineffective part is achieved as far as possible.


Data Processing Agreement

Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung („AV“)

zwischen 

Nutzern der Webanwendung “Q.” 

nachfolgend „Auftraggeber“

und 

HQLabs GmbH
Am Sandortkai 71
20457 Hamburg

nachfolgend „Auftragsverarbeiter“

Auftraggeber und Auftragsverarbeiter zusammenfassend „die Parteien“

 

1. Anwendungsbereich

Im Rahmen der Erbringung der zwischen den Parteien bestehenden vertraglichen Leistungsbeziehungen aus dem HQ Softwarenutzungsvertrag (nachfolgend zusammenfassend „Hauptvertrag“ genannt) erhält der Auftragsverarbeiter Zugriff auf personenbezogene Daten, für welche der Auftraggeber bzw. die auf Grund des Hauptvertrages ggf. anderweitig abrufberechtigten Gesellschaft(en) datenschutzrechtlich verantwortlich sind (nachfolgend „Auftraggeberdaten“ genannt). Diese AV konkretisiert die Rechte und Pflichten des Auftraggebers und des Auftragsverarbeiters bei der Durchführung des Hauptvertrages im Hinblick auf den Umgang mit Auftraggeberdaten.

 

2. Auftragsverarbeitung

2.1. Der Auftragsverarbeiter verarbeitet Auftraggeberdaten im Auftrag und nach Weisung des Auftraggebers im Sinne von Art. 28 Abs. 1 DS-GVO (nachfolgend „Auftragsverarbeitung“ genannt). Der Auftraggeber bleibt als „Herr der Daten“ der für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung der Auftraggeberdaten Verantwortliche. Art. 28 Abs. 3 lit. a DS-GVO bleibt unberührt.

2.2. Die Verarbeitung und Nutzung der Daten findet primär im Gebiet der Bundesrepublik Deutschland, in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum („Sichere Staaten“) statt.

2.3. Der Auftragsverarbeiter darf Auftraggeberdaten durch Stellen außerhalb der Sicheren Staaten („Drittland“) nur verarbeiten oder verarbeiten lassen, wenn und soweit (i) für das betreffende Drittland auf Grundlage einer gültigen Entscheidung der Europäischen Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt ist oder (ii) die Verarbeitung auf Grundlage und nach Maßgabe der jeweils gültigen EU-Standardvertragsklauseln („SCC“) erfolgt, welche dem Auftraggeber vorzulegen und mit der im Drittland ansässigen Stelle („Datenimporteur“) schriftlich zu vereinbaren sind. Sofern der Datenimporteur und der Auftragsverarbeiter nicht identisch sind, hat der Auftragsverarbeiter diesen SCC beizutreten. Die in dieser AV festgelegten Bestimmungen bleiben unberührt.

2.4. Der Auftragsverarbeiter hat die Auftragsverarbeitung ausschließlich nach Maßgabe und in dem Umfang der in Anhang 1 zu dieser AV festgelegten oder in Bezug genommenen Bestimmungen, insbesondere nur im Rahmen des dort festgelegten Zwecks, durchzuführen.

2.5. Der Auftragsverarbeiter hat dem Auftraggeber bei der Erfüllung von Anfragen und Ansprüchen der von der Auftragsverarbeitung betroffenen natürlichen Personen gem. Kapitel III der DS-GVO sowie bei der Einhaltung der in Art. 33 bis 36 DS-GVO genannten Pflichten im Rahmen seiner Möglichkeiten zu unterstützen. Sofern die Unterstützungsleistungen des Auftragsverarbeiters über ein für diesen zumutbares und angemessenes Maß hinausgehen, kann der Auftragsverarbeiter gegenüber dem Auftraggeber eine Kostenentschädigung geltend machen. Als Grundlage für eine solche Kostentschädigung gelten die im Hauptvertrag vereinbarten Tagessätze des Auftragsverarbeiters. Der Auftragsverarbeiter wird den Auftraggeber im Vorwege über nach dieser Klausel anfallende Kosten in Kenntnis setzen.

2.6. Der Auftragsverarbeiter ist verpflichtet, dem Auftraggeber auf Anfrage zeitnah die gegebenenfalls für die Erstellung bzw. die Pflege einer internen Verarbeitungsübersicht erforderlichen Angaben zu machen. Ziff. 2.5 letzter Satz der AV gilt entsprechend.

 

3. Datenschutzrechtliche Weisungen

3.1. Der Auftragsverarbeiter ist verpflichtet, den datenschutzrechtlichen Weisungen des Auftraggebers zur Verarbeitung von Auftraggeberdaten, insbesondere zur Speicherung, Löschung, Sperrung oder Berichtigung von Auftraggeberdaten uneingeschränkt zu folgen. Die datenschutzrechtlichen Weisungen werden anfänglich durch diese AV festgelegt und können jederzeit durch im Einzelfall erteilte Weisungen geändert, ergänzt oder ersetzt werden (nachfolgend „einzelfallbezogene Weisungen” genannt). Einzelfallbezogene Weisungen haben mindestens in Textform (schriftlich oder per E-Mail) zu erfolgen. In begründeten Einzelfällen können einzelfallbezogene Weisungen auch mündlich erteilt werden, müssen dann aber vom Auftraggeber unverzüglich und mindestens in Textform bestätigt werden. Ziffer 3.3 dieser AV bleibt unberührt.

3.2. Einzelfallbezogene Weisungen dürfen nur durch Personen erteilt werden, welche aufgrund ihrer organschaftlichen Stellung oder ihrer besonderen Funktion den Auftraggeber insoweit vertreten (z.B. Datenschutzbeauftragter, Chief Security Officer, Partner-Manager, etc.).

3.3. Ist der Auftragsverarbeiter der Ansicht, dass eine Weisung im Sinne von Ziffer 3.1 dieser AV gegen gesetzliche Vorschriften verstößt, denen der Auftragsverarbeiter unterliegt, ist der Auftragsverarbeiter verpflichtet, den Auftraggeber hierauf unverzüglich hinzuweisen, sowie berechtigt, die Ausführung der betreffenden Weisung bis zur Entscheidung durch den Auftraggeber auszusetzen. Die Entscheidung ist nachweisbar mindestens in Textform an den Auftragsverarbeiter zu übermitteln. Für die Bestätigung der Weisung gelten die Sätze 3 und 4 der Ziffer 3.1 sowie Ziffer 3.2 sowie 3.3. dieser AV entsprechend.

3.4. Der Auftragsverarbeiter hat sicherzustellen, dass es den mit der Auftragsverarbeitung befassten Mitarbeitern und anderen für den Auftragsverarbeiter tätigen Personen untersagt ist, die Daten außerhalb der Maßgabe von Ziffer 3.1 dieser AV erteilten Weisungen zu verarbeiten.

 

4. Datenlöschung

4.1. Der Auftragsverarbeiter hat ihm überlassene und alle ergänzend verarbeiteten Auftraggeberdaten einschließlich sämtlicher Vervielfältigungen (auch in Archivierungs- und Sicherungsdateien) vollständig und unwiderruflich zu löschen oder zu vernichten (nachfolgend einheitlich „Löschen“ genannt), sobald die Verarbeitung der Auftraggeberdaten nicht mehr für die Erfüllung des in Ziffer 2.4 dieser AV festgelegten Zwecks erforderlich ist. Auftraggeberdaten sind insbesondere nach Beendigung der vertragsgegenständlichen Leistungserbringung wie im Hauptvertrag beschrieben zu löschen, sofern nicht in Anhang 1 dieser AV speziellere Löschpflichten des Auftragsverarbeiters bestimmt sind. Soweit Auftraggeberdaten nach Beendigung der vertragsgegenständlichen Leistungserbringung gesetzlichen Aufbewahrungs- und Speicherpflichten des Auftragsverarbeiters (etwa gemäß §§ 145 bis 147 AO, § 257 HGB) unterliegen, hat die Löschung der Auftraggeberdaten unverzüglich zum Ende des Aufbewahrungs- bzw. Speicherzeitraums zu erfolgen; Auftraggeberdaten sind während dieses Zeitraums von jeglicher Verarbeitung auszuschließen. Der Auftragsverarbeiter ist berechtigt die Auftraggeberdaten für einen Zeitraum vom 35 Tagen nach Ablauf der Speicherfristen auf einem Backupspeichermedium zu speichern und anschließend sofort zu löschen. Der Auftraggeber hat den Auftragsverarbeiter über das Vorliegen der zuvor genannten Aufbewahrungs- und Speicherfristen zu unterrichten.

 

5. Technische und Organisatorische Maßnahmen zur Daten- und Informationssicherheit

5.1. Der Auftragsverarbeiter garantiert vorbehaltlich einer einzelfallbezogenen Weisung die Umsetzung der als Anhang 2 dieser AV beigefügten technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Daten- und Informationssicherheit, welche der Auftraggeber unter Berücksichtigung der mit der Auftragsverarbeitung im Allgemeinen und den im Rahmen dieser AV verarbeiten Auftraggeberdaten und der dabei verfolgten Verarbeitungszwecke als erforderlich ansieht, um ein dem Risiko für die Rechte und die Freiheit der von der Datenverarbeitung betroffenen natürlichen Personen entsprechendes Schutzniveau für Auftraggeberdaten zu gewährleisten (Art 32 DS-GVO). Der Auftragsverarbeiter darf Änderungen der in Satz 1 in Bezug genommenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Daten- und Informationssicherheit vornehmen, sofern daraus keine negativen Änderungen für das Schutzniveau der Rechte und die Freiheit der von der Datenverarbeitung betroffenen natürlichen Personen resultieren. Über solche Änderungen ist der Auftraggeber rechtzeitig zu informieren. Dem Auftragsverarbeiter steht es frei, über die in dieser Ziffer 5.1 festgelegten oder in Bezug genommenen Bestimmungen hinaus weitergehende Maßnahmen zu treffen.

5.2. Der Auftragsverarbeiter hat ein Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Daten- und Informationssicherheit einzusetzen (Art. 32 Abs. 1 lit. d DS-GVO).

5.3. Der Auftragsverarbeiter hat im Übrigen in seinem Verantwortungsbereich die innerbetriebliche Organisation sowie seine internen Abläufe so zu gestalten, dass sie den für den Auftragsverarbeiter unmittelbar geltenden gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz gerecht werden, insbesondere im Hinblick auf die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten, der vorzunehmenden datenschutzrechtlichen Kontrollen und datenschutzrechtlichen Schulungen, Unterweisungen und Verpflichtungen sowie der Erstellung und Pflege einer Dokumentation der im Auftrag erfolgenden Datenverarbeitungen.

 

6. Besondere Vorkommnisse

6.1. Sobald dem Auftragsverarbeiter bzw. von ihm im Rahmen der Auftragsverarbeitung eingesetzten natürlichen oder juristischen Personen Anhaltspunkte für ein Besonderes Vorkommnis bekannt werden, ist der Auftragsverarbeiter verpflichtet, den Auftraggeber unverzüglich ab dem Zeitpunkt des Bekanntwerdens über das Besondere Vorkommnis, insbesondere über Zeitpunkt, Ursachen und Ausmaß, zu informieren, sämtliche erforderlichen und angemessenen Sofortmaßnahmen, z.B. das Trennen von Netzwerkverbindungen oder das forensische Sichern von Beweisen, einzuleiten, um entstandene oder unmittelbar drohende Gefährdungen für die Integrität und Vertraulichkeit der Auftraggeberdaten auszuschließen.

6.2. Als Besondere Vorkommnisse im Sinne der Ziffer 6.1 gelten u.a. insbesondere
(a) der Verlust (mobiler) Medien- und/oder Datenträger, die Auftraggeberdaten enthalten (insbesondere Papier, USB-Speicher, CD-ROMs, Festplatten, Tablets, Smartphones oder Laptops, etc.);
(b) sicherheitsrelevante Ereignisse auf Systemen, mittels derer Auftraggeberdaten erhoben oder verwendet werden (insbesondere Viren, Trojaner, Würmer oder Ausnutzen von Schwachstellen);
(c) die öffentliche Zugänglichkeit von Auftraggeberdaten zum Abruf für Dritte (insbesondere über das Internet);
(d) das Entwenden von Auftraggeberdaten (insbesondere durch Mitarbeiter, Dritte oder Unbefugte); sowie
(e) die unbefugte Übermittlung an oder die anderweitige unbefugte Kenntnisnahme von Auftraggeberdaten an bzw. durch Dritte.

 

7. Beauftragung von Subunternehmern

7.1. Der Auftraggeber berechtigt den Auftragsverarbeiter, Subunternehmer in die Auftragsverarbeitung einzubeziehen. Einer gesonderten vorherigen Zustimmung durch den Auftraggeber bedarf es nicht. Der Auftragsverarbeiter garantiert, dass er dem von ihm jeweils beauftragten Subunternehmer dieselben Datenschutzpflichten auferlegt, die zwischen den Parteien der AV gelten und dass dieser die geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen durchführt, um die Verarbeitung der Auftraggeberdaten gemäß der AV sicherzustellen. Die vom Auftragsverarbeiter zum Zeitpunkt des Abschlusses dieser AV eingesetzten Subunternehmer sind im Anhang 1 aufgeführt. Der Auftragsverarbeiter informiert den Auftraggeber über jede beabsichtigte Änderung in Bezug auf die Hinzuziehung oder die Ersetzung eines Subunternehmers. Ein Subunternehmerverhältnis liegt vor, wenn der Auftragsverarbeiter weitere Auftragsverarbeiter mit hauptvertraglich vereinbarten (Teil-) Leistungen beauftragt und der Subunternehmer zum Zwecke der Erfüllung dieser Beauftragung Zugriff auf Auftraggeberdaten erhält. Auf Verlangen des Auftraggebers hat der Auftragsverarbeiter den Abschluss, der mit dem Subunternehmer geschlossenen Vereinbarungen gegenüber dem Auftraggeber nachzuweisen. Der Nachweis hat in Textform zu erfolgen. Erhebt der Auftraggeber gegen die beabsichtigte Änderung eines Subunternehmerverhältnisses Einspruch, so ist der Auftragsverarbeiter berechtigt, die AV sowie den Hauptvertrag außerordentlich zu kündigen.

7.2. Keine Subunternehmer im Sinne der Ziffer 7.1 sind Personen, welche mit dem Auftragsverarbeiter arbeitsvertraglich verbunden oder im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung entliehen sind, sofern diese nach Ziffer 5.3 dieser AV geschult und auf die Einhaltung der einschlägigen Datenschutzbestimmungen schriftlich verpflichtet sind.

 

8. Anfragen Dritter, Kontrollen durch Aufsichtsbehörden

8.1. Soweit der Auftragsverarbeiter den Inhalt der AV oder besondere Vorkommnisse betreffende Anfragen erhält, hat er es vorbehaltlich bestehender gesetzlicher und behördlicher Verpflichtungen zu unterlassen, entsprechende Auskünfte zu erteilen und ist verpflichtet, den Auftraggeber unverzüglich über die Anfrage zu informieren.

8.2. Ziffer 8.1 dieser AV gilt entsprechend, soweit Aufsichtsbehörden beim Auftragsverarbeiter Kontrollen ankündigen oder unangekündigt durchführen.

 

9. Kontroll- und Auskunftsrechte des Auftraggebers

9.1. Vor dem Beginn der AV und sodann jederzeit stellt der Auftragsverarbeiter sicher, dass sich der Auftraggeber von der Einhaltung der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen überzeugen kann. Hierzu weist der Auftragsverarbeiter dem Auftraggeber auf Anfrage die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen gem. Ziff. 5.1 dieser AV, Art. 32 DS-GVO nach. Dabei kann der Nachweis der Umsetzung solcher Maßnahmen, die nicht nur den konkreten Auftrag betreffen, auch durch Vorlage von aktuellen Berichten oder Berichtsauszügen unabhängiger Instanzen (z.B. Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheitsabteilung, Datenschutzauditoren, Qualitätsauditoren) oder einer geeigneten Zertifizierung durch IT- Sicherheit- oder Datenschutzaudit erbracht werden. Der Auftraggeber und von diesem beauftragte Dritte sind ab der Durchführung der AV berechtigt, nach schriftlicher Vorankündigung von dreißig (30) Kalendertagen die Geschäftsräume des Auftragsverarbeiters zu betreten, um sich von der Einhaltung sämtlicher oder einzelner in dieser AV festgelegter und in Bezug genommener Bestimmungen zu überzeugen. Der Auftragsverarbeiter gewährt dem Auftraggeber oder von diesem beauftragten Dritten – soweit diese im gleichen Maße Verschwiegenheits- und Vertraulichkeitsverpflichtungen eingehen, wie sie zwischen den Parteien der vorliegenden AV gelten – die erforderlichen Zutritts-, Zugangs-, Auskunfts- und Einsichtsrechte, ausschließlich bezogen auf solche Teile der Datenverarbeitung, die für den Auftraggeber relevant sind. Gleiches gilt für die für den Auftraggeber zuständige(n) Aufsichtsbehörde(n). Über einen solchen Kontrolltermin wird ein schriftliches Protokoll erstellt, welches den genauen Zeitpunkt, Umfang, Inhalt und die Dauer des Kontrolltermins beschreibt. Kommt es häufiger als einmal jährlich zu einem solchen Kontrolltermin, ist der Auftragsverarbeiter dazu berechtigt gegenüber dem Auftraggeber eine Kostenentschädigung für die auf seiner Seite im Zusammenhang mit dem Kontrolltermin entstandenen Aufwendungen geltend zu machen. Als Grundlage für eine solche Kostentschädigung gelten die in der Branche üblichen Tagessätze des Auftragsverarbeiters. Der Auftragsverarbeiter wird den Auftraggeber im Vorwege über nach dieser Klausel anfallende Kosten in Kenntnis setzen.

9.2. Der Auftraggeber ist berechtigt, das in 9.1 dieser AV festgelegte Kontroll- und Auskunftsrecht auch durch die Anforderung eines Selbstaudits („Self-Assessments“) auszuüben, d.h. durch das Einfordern einer Selbstauskunft des Auftragsverarbeiters, im Rahmen dessen der Auftragsverarbeiter wahrheitsgemäß und unverzüglich, d.h. im Regelfall innerhalb von dreißig (30) Werktagen, Auskunft über den Grad der Umsetzung der in dieser AV festgelegten oder in Bezug genommenen Bestimmungen, insbesondere der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Daten- und Informationssicherheit zu geben hat. Kommt es häufiger als einmal jährlich zu einem solchen Self-Assessment, gilt die Kostenreglung der Ziff. 9.2 dieser AV entsprechend.

9.3. Die Parteien können abweichend festlegen, dass der Auftragsverarbeiter die Einhaltung der in dieser AV festgelegten oder in Bezug genommenen Garantien und Verpflichtungen auch auf andere Weise, insbesondere durch die in Art. 40 und Art. 42 DS-GVO vorgesehenen Instrumentarien nachweisen kann (zusammenfassend „Compliance-Nachweise“).

 

10. Haftung, Vertragsstrafe, Außerordentliche Kündigung

10.1. Die Parteien haften gem. Art. 82 DSGVO.

10.2. Im Innenverhältnis haftet der Auftragsverarbeiter nur für in seiner Sphäre liegendes Verschulden gegenüber dem Auftraggeber. Die Haftungsregelungen des Hauptvertrags bleiben im Innenverhältnis unberührt.

10.3. Diese Vereinbarung kann beidseitig aus wichtigem Grund gekündigt werden. Insbesondere dann, wenn nicht nur geringe Verstöße gegen die Bestimmungen dieser Vereinbarung vorliegen.

 

11. Aufhebung bisheriger Regelungen zur Auftragsverarbeitung / Schlussbestimmungen

11.1. Sofern zwischen den Parteien wegen der in dieser AV festgelegten oder in Bezug genommenen Leistungen bereits Vereinbarungen zur Datenverarbeitung im Auftrag bestehen, werden diese Vereinbarungen mit Wirksamkeit dieser AV aufgehoben und regelt diese AV abschließend die insoweit bestehenden Rechte und Pflichten der Parteien.

11.2. Die Parteien sind sich einig, dass diese AV mittels elektronischer Signatur unterzeichnet werden soll und alternativ in Schriftform abgefasst werden kann. Sie kann mittels elektronischer Signatur wirksam dergestalt unterzeichnet werden, dass die Parteien die jeweils von ihnen unterzeichneten Exemplare in elektronischer Form als pdf austauschen. Eine Unterzeichnung kann ebenfalls durch den digitalen Online-Registrierungsprozess des Auftragsverarbeiters erfolgen. Der Auftraggeber garantiert, dass die signierende oder den Online-Registrierungsprozess abschließende Person (Bevollmächtigter) über sämtliche zum Abschluss dieser AV erforderlichen Vollmachten und Vertretungsberechtigungen verfügt. Der Auftraggeber wird sich sämtliche Erklärungen des Bevollmächtigten zurechnen lassen. Änderungen dieser AV einschließlich ihrer Anhänge unterliegen ebenfalls den in dieser Ziffer geregelten Formerfordernissen.

11.3. Diese AV unterliegt deutschem Recht. Gerichtsstand für Streitigkeiten aus dieser AV entspricht der Regelung des Hauptvertrags.

11.4. Die in dieser AV festgelegten und in Bezug genommenen Vorschriften gelten vorrangig gegenüber anderen, die Durchführung dieser AV betreffenden vertraglichen Regelungen zwischen den Parteien zur Erhebung und Verwendung von Auftraggeberdaten durch den Auftragsverarbeiter. Sollte eine Bestimmung dieser AV und /oder ihrer Änderungen beziehungsweise Ergänzungen unwirksam sein oder werden, so wird hierdurch die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen im Vertrag nicht berührt. Die Parteien trifft bei Unwirksamkeit einer Bestimmung die Pflicht, über eine wirksame und zumutbare Ersatzregelung zu verhandeln, die dem von den Parteien mit der unwirksamen Bestimmung verfolgten wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt. 

 

Anhang 1 – Dokumentation der Auftragsverarbeitung, Löschpflichten und des Datenaustauschs

 

Angaben zum Auftragsverarbeiter:

Name: HQLabs GmbH
Adresse des Unternehmens: Am Sandtorkai 71, 20457 Hamburg
Geschäftsführer: Nils Lukas Czernig, Daniel Tobias Hagenau, Lucas Alexander Bauche
Registergericht, Registernummer: Hamburg, 122405
Telefon: +49 40 882 1533 0
Externer Datenschutzbeauftragter: Maxim Letski

 

1 Gegenstand, Art und Umfang der Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Der Auftragsverarbeiter ist Hersteller und Anbieter von Unternehmenssoftware zur Abwicklung aller projektbezogenen kaufmännischen Prozesse. Hierzu zählen der Vertrieb, die Beratung, Implementierung sowie Integration, Hosting und Support der Lösungen. Die Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung erfolgt zur Ausübung der oben angegebenen Zwecke.
Zu folgenden Personengruppen werden personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt, sofern diese zur Erfüllung des genannten Zweckes erforderlich sind:

  • Kundendaten / Interessentendaten (wie Adressdaten, Vertragsdaten, Angebotsdaten)
  • Personaldaten zur Verwaltung von Mitarbeitern, Aushilfen und externen Mitarbeitern
  • Daten von Geschäftspartnern (wie Adressdaten, Vertragsdaten)
  • Daten von Lieferanten (wie Adressdaten, Vertragsdaten, Funktionsdaten)
  • Daten von Kooperations- und Vertriebspartnern (wie Adressdaten, Vertragsdaten)

 

2 Art der Leistung (Mehrauswahl möglich)

  • (Teil-)Geschäftsprozess-Outsourcing (Kundenservice, Vertrieb, Buchhaltung, Entwicklung, Forderungsmanagement, etc.): Nein
  • Hosting (Daten, Applikation, System, Komponenten): Ja
  • Betrieb (Applikation, System, Komponenten): Ja
  • Wartung/Pflege (Applikation, System, Komponenten): Ja
  • Support (Applikation, System, Komponenten): Ja
  • SaaS (Bitte spezifizieren): HQ und Q. Anwendungsbetrieb
  • Cloud Services (Bitte spezifizieren): Nein
  • Sonstige (Bitte spezifizieren): Nein

 

3 Subunternehmer

Der Auftragsverarbeiter setzt die nachfolgend aufgeführten Subunternehmer als weitere Auftragsverarbeiter ein:

Chargebee Inc., 340 S Lemon Ave # 1537 Walnut, California 91789, USA 

  • Chargebee wird zur Verwaltung unserer Kundenverträge und zur Rechnungsstellung eingesetzt. Zu diesem Zweck wird die Rechnungsadresse, die Emailadresse und der komplette Name des Rechnungsempfängers gespeichert. Außerdem werden die Zahlungsinformationen bei Chargebee hinterlegt.
  • Vertragsgrundlage: Data Processing Agreement vom 12.04.2018
  • Garantien: EU US Privacy Shield

Segment.io, Inc., 100 California Street, Suite 700 San Francisco, CA 94111 USA

  • Segment wird eingesetzt, um die Interaktion von den Usern mit der Software zu analysieren und auf Grundlage dieser Daten das Produkt zu optimieren. Segment leitet hierfür die Daten wiederum an Amplitude (s.u) weiter.
  • Vertragsgrundlage: Data Processing Agreement vom 04.12.2018
  • Garantien: EU-Standard Vertragsklauseln

Google LLC 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, California 94043 USA 

  • Teile der Software werden im Google Rechenzentrum in Deutschland gehosted. Es werden die Daten in diesem Rechenzentrum verarbeitet. Die persistente, dauerhafte Datenspeicherung erfolgt im Rechenzentrum der Telekom.
  • Vertragsgrundlage: Data Processing Agreement vom 12.02.2018
  • Garantien: EU Standard Vertragsklauseln

Mixpanel, Inc., 405 Howard St., 2nd Floor, San Francisco, CA 94105 USA 

  • Mixpanel bietet die Möglichkeit über erhobene Daten über die Interaktion zwischen Software und User Auswertungen zu erstellen, um auf dieser Grundlage die Software zu verbessern.
  • Vertragsgrundlage: Online Signed Processing Agreement
  • Garantien: EU US Privacy Shield

Zendesk Inc., 1019 Market St San Francisco, CA 94103 USA 

  • Zendesk wird für den Support Prozess eingesetzt. Kunden Anfragen werden zentral in Zendesk verarbeitet und gespeichert.
  • Vertragsgrundlage: Data Processing Agreement vom 12.04.2018
  • Garantien: EU US Privacy Shield

Intercom Inc., 55 2nd Street 4th Floor San Francisco, CA 94105 USA 

  • Intercom wird eingesetzt, um den Nutzern der Software die Möglichkeit zu geben mit dem Support und dem Sales Team zu chatten und Usern automatisierte Nachrichten auszuspielen.
  • Vertragsgrundlage: Data Processing Agreement vom 10.04.2018
  • Garantien: EU US Privacy Shield

T-Systems International GmbH, Hahnstraße 43d 60528 Frankfurt a.M. Germany 

  • Teile der Software wird im Rechenzentrum der T-Systems gehostet. Es werden die Daten in diesen Rechenzentren verarbeitet und persistent gespeichert.
  • Vertragsgrundlage: Data Trustee Agreement vom 02.05.2018

SendGrid, Inc., 1801 California Street, Suite 500 Denver, Colorado 80202 USA

  • Emails die aus dem Softwareprodukt versendet werden, werden über Sendgrid übermittelt, soweit nicht ein eigener STMP-Server hinterlegt ist.
  • Vertragsgrundlage: Data Processing Aggreement vom 12.04.2018
  • Garantien: EU US Privacy Shield

Amplitude, Inc., 501 2nd St #100 San Francisco, California 94107 USA 

  • Amplitude bietet die Möglichkeit über erhobene Daten über die Interaktion zwischen Software und User Auswertungen zu erstellen, um auf dieser Grundlage die Software zu verbessern.
  • Vertragsgrundlage: Data Processing Agreement vom 12.04.2018
  • Garantien: EU US Privacy Shield

 

4 Ort der Datenspeicherung durch den Auftragsverarbeiter oder einen Sub-Unternehmer (Mehrauswahl möglich)

  • Bundesrepublik Deutschland: Ja
  • Sonstiges Land innerhalb der EU oder des EWR: falls ja, bitte spezifizieren: Nein
  • Sogenanntes Sicheres Drittland; falls ja, bitte spezifizieren: Nein
  • USA; falls ja, nimmt die Stelle in den USA am Privacy-Shield-Verfahren teil? Ja
  • Sonstiges Drittland; falls ja, bitte spezifizieren: Nein
  • Keine Datenspeicherung durch den Auftragsverarbeiter oder einen Sub-Unternehmer: Nein

 

5 Ort des Datenzugriffs durch den Auftragsverarbeiter oder einen Sub-Unternehmer (Mehrauswahl möglich)

  • Aus der Bundesrepublik Deutschland heraus: Ja
  • Aus einem sonstigen Land innerhalb der EU oder des EWR heraus: falls ja, bitte spezifizieren: Nein
  • Aus einem sogenannten Sicheren Drittland heraus; falls ja, bitte spezifizieren: Nein
  • Aus den USA heraus; falls ja, nimmt die Stelle in den USA am Privacy-Shield-Verfahren teil (Ja/Nein)? Ja
  • Aus seinem sonstigen Drittland heraus; falls ja, bitte spezifizieren: Nein

 

6 Geplante sonstige Datenübermittlung in Drittstatten oder an internationale Organisationen durch den Auftragsverarbeiter (Mehrauswahl möglich)

Über die in Punkt 3 – Subunternehmer genannten dritten hinaus findet keine Übermittlung an Drittstaaten oder andere internationale Organisationen statt.

 

7 Kategorien von Betroffenen der Datenverarbeitung (Mehrauswahl möglich)

  • Kunden bzw. Ansprechpartner bei Kunden des Auftragsverarbeiters: Ja
  • Mitarbeiter: Ja
  • Lieferanten bzw. Ansprechpartner bei Lieferanten: Ja
  • Sonstige Betroffene, z.B. Interessenten: Ja
  • Nutzer und Kunden von Kunden des Auftragsverarbeiters: Ja

 

8 Kategorien von personenbezogenen Daten (Mehrauswahl möglich)

  • Stammdaten, d.h. personenbezogene Daten, die erforderlich sind, um das mit einem Betroffenen bestehende Vertragsverhältnis zu begründen, durchzuführen und ggf. zu beenden (Namen, Vorname, Kunden-, Mitarbeiter- oder Vertragsnummern, Informationen über Produkte, Tarife, Unternehmens- oder Abteilungszugehörigkeit, Rechnungsinformationen, Informationen über Kontakthistorie, etc.): Ja
  • Verkehrsdaten (excl. Standortdaten), d.h. Informationen die bei der Initiierung, Aufrechterhaltung und Abwicklung eines konkreten Kommunikationsvorgangs notwendigerweise anfallen, d.h. z.B. einem Kommunikationsvorgang zuordenbare Anschlusskennungen (A- und B-rufnummer), IP-Adressen oder Gerätekennungen (MAC-Adresse, IMEI, etc.), Informationen zu Beginn und Ende von Kommunikationsvorgängen (etwa in CDRs oder Log-Dateien): Ja
  • Kontaktinformationen, d.h. Postadressen, E-Mail-Adressen, Telefonnummer(n), Messenger-IDs, etc.: Ja
  • Endgerätedaten (excl. Standortdaten), d.h. aus Endgeräten, etwa über mobile Apps ausgelesene Informationen (Log-Files, Systemzustände, Nutzereinstellungen, etc., Browserinformationen): Ja
  • Bankdaten, d.h. Kontonummer/IBAN, Kredikarten-informationen: Ja
  • Nutzungsdaten, d.h. Informationen über Art, Umfang, Dauer und Zeitpunkt der Nutzung eines web-basierten Multimedia-Angebots (Webseiten, Videoangebote, etc.): Ja
  • Kommunikationsinhalte, d.h. SMS- oder E-Mail-Inhalte, Voice-Messages, Clickstreams, etc.: Ja
  • „User generated content“, d.h. Inhalte (Dokumente, Bilder, Musikdateien, Äußerungen etc.), die Betroffene willentlich und wissentlich selbst erzeugt haben: Ja
  • Standortdaten aus Netzwerkkommunikation, d.h. Cell-IDs aus Mobilfunkverbindungen, GPS-Koordinaten, IP-Lokalisierung, etc.: Ja
  • User-Account-Informationen, d.h. z.B. Benutzername, Passwort, Rechteprofil, Organisationsinformationen, etc.: Ja
  • Sonstige (Bitte spezifizieren): Nein

 

9 Kategorien besonders schützenswerter personenbezogener Daten (Mehrauswahl möglich)

  • Daten über die rassische und ethnische Herkunft (z.B. Zugehörigkeit zu einer bestimmten Volksgruppe im Rahmen von Asylverfahren): Nein
  • Daten über politische Meinungen (z.B. Wahlentscheidungen oder Parteizugehörigkeiten): Nein
  • Daten über religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen (z.B. Informationen über Religionszugehörigkeit im Rahmen der steuerlichen Erfassung): Nein
  • Daten über die Gewerkschaftszugehörigkeit: Nein
  • Genetische Daten (z.B. genetische Veranlagungen bzw. bekannte Erbkrankheiten): Nein
  • Biometrischen Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person: Nein
  • Gesundheitsdaten (z.B. Krankenakten im betriebsmedizinischen Dienst, BEM-Daten, Krankmeldungen): Nein
  • Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person: Nein

 

10 Spezifische Löschpflichten

(nur relevant, wenn (i) eine Datenspeicherung Bestandteil der Auftragsverarbeitung ist und (ii) auch während der Vertragslaufzeit Löschroutinen zu implementieren sind):

Die nachfolgend benannten, spezifischen Löschfristen sind umzusetzen:

Der Auftragsverarbeiter hat ihm überlassene und alle ergänzend verarbeiteten Daten einschließlich sämtlicher Vervielfältigungen (auch in Archivierungs- und Sicherungsdateien) vollständig und unwiderruflich nach 35 Tagen zu löschen oder zu vernichten (nachfolgend einheitlich „löschen“ genannt), in welchem die Verarbeitung der Daten nicht mehr für die Erfüllung des Zwecks der Verarbeitung (Auftragszweck) erforderlich ist. Die Backups von Datenbanken werden 35 Tage lang vorgehalten. Daher ist es technisch nicht möglich eine frühere Löschung zu garantieren.

Personenbezogene Daten sind insbesondere nach Beendigung der vertragsgegenständlichen Leistungserbringung zu löschen, sofern hier nicht speziellere Löschpflichten des Auftragsverarbeiters bestimmt sind.

Soweit personenbezogene Daten gesetzlichen Aufbewahrungs- und Speicherpflichten des Auftragsverarbeiters (etwa gemäß §§ 145 bis 147 AO, § 257 HGB) unterliegen, hat die Löschung der Daten unverzüglich zum Ende des Aufbewahrungs- bzw. Speicherzeitraums zu erfolgen; Personenbezogene Daten sind während dieses Zeitraums zu sperren.

 

11 Repräsentanten in Fragen des Datenschutzes

Verantwortlicher

Identität des Datenschutzbeauftragten: 

  • Name: Letski, Maxim
  • Bezeichnung: Rechtsanwalt

Auftragsverarbeiter

Identität des Datenschutzbeauftragten bzw. der „Lead-Function“ für Datenschutz:

  • Name: Czernig, Nils
  • Bezeichnung: Geschäftsführer

 

Anhang 2 – Technische und organisatorische Maßnahmen zur Daten- und Informationssicherheit

 

1 Vertraulichkeit der Daten

1.1 Zutrittskontrolle

1.1.1 Zutritt zu den Räumlichkeiten des Auftragsverarbeiters, die zur Durchführung des Auftrags verwendet werden, ist auf die zur Durchführung des Auftrags erforderlichen Personen beschränkt.

1.1.2 Die Eingänge zu den Räumlichkeiten des Auftragsverarbeiters, in denen Personenbezogene Daten verarbeitet werden, sind mit Sicherheits- oder Magnetkartenschlössern gegen Zutritt Unbefugter gesichert.

1.1.3 Türen, Tore und Fenster der Räumlichkeiten des Auftragsverarbeiters, in denen Personenbezogene Daten verarbeitet werden, sind außerhalb der Betriebszeiten fest verschlossen; Türen, Tore und Fenster in Keller und Erdgeschoss sowie alle weiteren leicht zu erreichenden Zugänge zu diesen Räumen sind derart ausgeführt, dass diese Unbefugten nur erheblich erschwert zugänglich sind, etwa durch einbruchhemmende Türen, Tore, Fenster und Schlösser und/oder den Einsatz einer Einbruchmeldeanlage, sowie die in VdS 2333 beschriebenen Sicherungsmaßnahmen der Sicherungsklasse SG1.

1.1.4 Zur Durchführung des Auftrags vom Auftragsverarbeiter verwendete Server sind in einem separat abgesicherten Serverraum oder Rechenzentrum untergebracht, welche durch eine Zutrittskontrollanlage entsprechend Klasse B nach VdS 2367 gegen den Zutritt Unbefugter gesondert gesichert sind. Diese Räume sind einbruchhemmend geschützt und mindestens gemäß den Vorgaben der Sicherungsklasse SG1 nach VdS 2333 ausgeführt. Der Zutritt zu diesen Räumlichkeiten ist auf das zur Wartung und Instandsetzung sowie auf die im Übrigen konkret erforderlichen Rollen und Personen beschränkt.

1.2 Zugangskontrolle

1.2.1 Die zur Durchführung des Auftrags vom Auftragsverarbeiter eingesetzten informationsverarbeitenden Systeme (Client- und Serversysteme) sind durch Authentifikations- und Autorisationssysteme geschützt.

1.2.2 Identifikations- und Authentifikationsinformationen (insbesondere in Form von Benutzernamen und Passwörtern), welche mit der Zugangsberechtigung zu den zur Durchführung des Auftrags eingesetzten informationsverarbeitenden Systemen verbunden sind, werden nur an die mit der Durchführung des Auftrags beauftragten Personen und lediglich in dem für die jeweilige Aufgabe erforderlichen Umfang vergeben.

1.2.3 Jede Vergabe von Zugangsberechtigungen wird für die Laufzeit des Auftrags dokumentiert.

1.2.4 Alle Zugänge und Kennungen („Accounts“) werden ausschließlich personenspezifisch vergeben. Die Benutzung von Accounts durch mehrere Personen (Gruppen-Accounts) unterbleibt grundsätzlich.

1.2.5 Identifikations- und Authentifikationsinformationen werden ausschließlich persönlich verwendet, Ein in solchen Informationen enthaltenes Passwort wird als Initialpasswort vergeben und wird unverzüglich nach dem Erhalt durch die berechtigte Person entsprechend den in Ziffer 1.2.6 dieses Anhangs 2 festgelegten Bestimmungen auf ein nur der berechtigten Person bekanntes Passwort umgesetzt; jegliche Weitergabe unterbleibt. Sofern Unbefugte Kenntnis von Zugangsdaten erhalten, zeigt der Auftragsverarbeiter dies dem Verantwortlichen unverzüglich an.

1.2.6 Die Wahl der Passwörter erfolgt in ausreichender Komplexität und Güte. Ausreichende Komplexität und Güte bedeutet mindestens eine Länge von zehn (10) Zeichen bei Nutzung von drei der folgenden 4 Kategorien (Groß- und Kleinbuchstaben, Ziffern und Sonderzeichen), keine Verwendung generischer Begriffe oder von Eigennamen sowie die Unzulässigkeit mindestens der letzten drei (3) verwendeten Passwörter.

1.2.7 Der Auftragsverarbeiter hält Authentifikationsdaten (insbesondere Passwörter und kryptographische Schlüssel) gegenüber Unbefugten streng geheim, bewahrt diese nicht im Klartext auf und verwendet diese ausschließlich unter Einsatz einer Ziffer 8 dieses Anhangs 2 entsprechenden Verschlüsselung oder als unumkehrbare kryptographische Prüfsumme (insbesondere bei der Speicherung und der Übertragung im Netzwerk).

1.3 Zugriffskontrolle

1.3.1 Sofern Personenbezogene Daten zur Durchführung des Auftrags auf informationsverarbeitenden Systemen des Auftragsverarbeiters gespeichert sind, ist für sämtliche Zugriffe auf personenbezogene Daten ein abgestuftes und geeignet granulares Rechtesystem eingerichtet und technisch implementiert. Dadurch ist sichergestellt, dass die Zugriffsrechte so gestaltet sind, dass sie nur den für die Leistungserbringung eingesetzten Mitarbeiter jeweils für die Erfüllung der konkreten Aufgaben im notwendigen Umfang Zugriff auf die personenbezogene Daten erlauben. Dabei ist die Vergabe von Administratorenrechte auf das zwingend erforderliche Maß an Mitarbeitern des Auftragsverarbeiters begrenzt.

1.3.2 Alle verarbeiteten Daten werden verschlüsselt übertragen.
Alle personenbezogenen Daten werden verschlüsselt in unseren Datenbanksystemen abgelegt. Jeder Zugriff erfolgt ebenfalls über verschlüsselte Datenkanäle.

1.3.3 Sofern personenbezogene Daten auf informationsverarbeitenden Systemen des Auftragsverarbeiters gespeichert sind, werden sämtliche Zugriffe auf personenbezogene Daten (einschließlich des lesenden, verändernden und löschenden Zugriffs) nach Benutzer, Datum, Uhrzeit und den jeweils betroffenen Personenbezogene Daten mindestens für die Dauer von 90 Tagen protokolliert.

 

2 Integrität

2.1 Weitergabekontrolle

2.1.1 Personenbezogene Daten können nicht unbefugt kopiert (insbesondere auf externe Datenträger gespeichert), weitergegeben und/oder gelöscht werden.

2.1.2 Datenträger sowie sämtliche Dokumente, sofern sie Personenbezogene Daten enthalten (einschließlich sämtlicher gegebenenfalls vorhandener Sicherungskopien von personenbezogene Daten und Kopien von Originaldokumenten) werden in ordnungsgemäß verschlossenen, und ausschließlich für die Durchführung des Auftrags genutzten Datensicherungsschränken verwahrt, wenn und solange sie nicht nach Maßgabe der Ziffern 2.1.3 oder 2.1.5 dieses Anhangs 2 in der Bearbeitung sind.

2.1.3 Originaldokumente, die personenbezogene Daten enthalten, werden durch die den Prozess verantwortlich leitenden Personen an die zur Leistungserbringung eingesetzten Personen herauszugeben und von diesen nach Arbeitsschluss wieder entgegengenommen.

2.1.4 Den bei der Durchführung des Auftrags beschäftigten Personen ist die Anfertigung von handschriftlichen Aufzeichnungen nur in dem zur Leistungserbringung erforderlichen Umfang und auf besonders gekennzeichneten Arbeitsmitteln (z.B. paginiertes oder farbiges Papier) gestattet.

2.1.5 Nach Ziffer 2.1.3 dieses Anhangs 2 herausgegebene Originaldokumente oder nach Maßgabe von Ziffer 2.1.4 dieses Anhangs 2 erstellte handschriftliche Aufzeichnungen werden, auch bei auch nur kurzzeitigem Verlassen des Arbeitsplatzes, vor unberechtigtem Zugriff geschützt (“Clean Desk Policy“).

2.1.6 Die den bei der Durchführung des Auftrags beim Auftragsverarbeiter beschäftigten Personen nutzen Client-Systeme die ausreichend gesichert sind. Alle Client Systeme sind mit Firewall und Virenschutz versehen und werden regelmäßig auf gängige Sicherheitsstandards überprüft.

2.1.7 Auf Durchführung des Auftrags vom Auftragsverarbeiter verwendeten Server-Systemen mit nicht-flüchtigem Speicher, z.B. Netzwerkdrucker oder Scanner, werden personenbezogene Daten nicht über den unmittelbar zur Vertragsdurchführung erforderlichen Umfang hinaus gespeichert. Sofern Dritte mit der Wartung solcher Systeme betreut sind, gilt Ziffer 1.3.2 dieses Anhangs 2 entsprechend.

2.2 Trennungsgebot

Sofern personenbezogene Daten auf informationsverarbeitenden Systemen des Auftragsverarbeiters gespeichert sind, wird eine vollständige Trennung der Personenbezogene Daten von personenbezogenen Daten anderer Auftraggeber realisiert und dadurch die jederzeitige und vollständige Identifizier- und Löschbarkeit von personenbezogene Daten sichergestellt, z.B., durch Speicherung der Personenbezogene Daten in einem eigenen Mandanten, in einer eigenen Partition oder unter eindeutigen Identifier getrennt abrufbar. Eine entsprechende Trennung wird auch für personenbezogene Daten selbst realisiert, wenn sie zu verschiedenen Zwecken gespeichert werden.

 

3 Verfügbarkeitskontrolle

3.1 Vom Auftragsverarbeiter zur Durchführung des Auftrags verwendete Server-Systeme werden durch Firewalls geschützt, welche diese Server-Systeme gegen nicht betriebsnotwendige Zugriffe sichern.

3.2 Sämtliche gegebenenfalls vom Auftragsverarbeiter zur Durchführung des Auftrags verwendete Software wird aktualisiert gehalten und sicherheitsrelevante Aktualisierungen (insbesondere Updates, Patches, Fixes) werden unverzüglich eingespielt, nachdem diese vom Hersteller der Software allgemein verfügbar gemacht und vom Auftragsverarbeiter im Rahmen eines dem Stand der Technik entsprechenden Verfahren getestet werden. Bei als „kritisch“ oder sinngemäß qualifizierten Aktualisierungen beträgt die Frist nach Satz 1 höchstens zwei (2) Tage.

3.3 Originaldokumente, die personenbezogene Daten enthalten, sowie beim Auftragsverarbeiter rechtmäßig auf informationsverarbeitenden Systemen gespeicherte Personenbezogene Daten werden durch technische und organisatorische Maßnahmen vor Verlust durch zufällige, fahrlässige oder vorsätzliche Löschung oder Veränderung geschützt.

3.4 Sicherungskopien von beim Auftragsverarbeiter rechtmäßig auf informationsverarbeitenden Systemen gespeicherten personenbezogene Daten werden nach denselben Maßgaben wie Originaldaten behandelt, insbesondere gegen unbefugten Zugriff gesichert.

 

4 Auftragskontrolle

4.1 Über die allgemeinen Grundsätze sowie über die sich aus dieser AV ergebenden spezifischen Anforderungen des Datenschutzes, einschließlich der Datensicherheit, werden die beim Auftragsverarbeiter zur Durchführung des Auftrags beschäftigten Personen vor dem Einsatz beim Auftragsverarbeiter zur Durchführung des Auftrags und sodann regelmäßig umfassend geschult.

4.2 Am Ende und auf Grundlage des in Ziffer 4.1 dieses Anhangs 2 festgelegten Schulungsprozesses werden die beim Auftragsverarbeiter zur Durchführung des Auftrags beschäftigten Personen auf die Vertraulichkeit und den Schutz personenbezogener Daten verpflichtet. Diese Verpflichtung erstreckt sich auf das Fernmeldegeheimnis und die damit verbundenen Grundsätze und Anforderungen an die Vertraulichkeit der Telekommunikation, wenn dies nach Maßgabe des konkreten Auftrags erforderlich ist, insbesondere wenn der Auftrag den Zugriff auf Verkehrsdaten umfasst.

 

5 Löschung

5.1 Besteht nach Maßgabe des Auftrags für den Auftragsverarbeiter eine Pflicht zur Löschung von personenbezogene Daten, wird der Auftragsverarbeiter

(a) die datenschutzgerechte nicht wieder herstellbare Löschung sämtlicher, personenbezogene Daten enthaltender, löschbaren elektronischen Datenträger (insbesondere Festplatten, USB-Sticks, Disketten, Bänder) durchführen;
(b) die nachhaltige und irreversible Entfernung von personenbezogene Daten aus Datenbank- oder File-Systemen sowie aus allen anderen löschbaren Speichermedien realisieren; und
(c) sämtliche, personenbezogene Daten enthaltende Papierdokumente und sonstige nicht-gemäß Buchstabe (a) oder (b) dieser Ziffer 5.1 löschbaren Datenträger (einschließlich sämtlicher personenbezogene Daten enthaltener Fehldrucke, Speicherkarten, USB-Sticks, etc.) mit einem handelsüblichen Dokumentenvernichter gemäß der Sicherheitsstufe 3 gemäß DIN-Norm 32757 oder einem mindestens gleichwertigen Verfahren vernichten, wobei defekte magnetische Datenträger, die nicht wie oben angegeben mechanisch vernichtet werden können (z.B. defekte Festplatten), sind mittels eines zugelassenen Löschgerätes nach DIN 33858 gelöscht werden.

5.2 Die Löschung wird für die Dauer der Laufzeit des Auftrags protokolliert.

 

6 Regelmäßige Überprüfung

Die in diesem Anhang 2 aufgeführten Maßnahmen werden mindestens einmal jährlich durch die Geschäftsführung und die IT-Leitung in Zusammenarbeit mit dem Datenschutzbeauftragten überprüft. Für den Fall, dass bei der Überprüfung herauskommt, dass sich technologische Standards oder organisatorische Prozesse geändert haben und solche Änderungen eine Anpassung der hier aufgelisteten Maßnahmen erforderlich machen, werden die dadurch erforderlich werdenden Anpassung unverzüglich umgesetzt. Dabei wird der Grundsatz der Angemessenheit beachtet. Änderungen werden zudem auf ad hoc Basis durchgeführt, sofern dies aus Gründen der Sicherheit erforderlich ist. Die Überprüfung sowie daraus resultierende Änderungen werden dokumentiert und abgelegt.

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